Symbol formularza: Z-12
Nazwa formularza: Sprawozdanie o strukturze wynagrodzeń według zawodów
Częstotliwość: co 2 lata
Z12 - program dla jednostek sprawozdawczych |
---|
Spis treściWstępProgram Z12 dla jednostek sprawozdawczych umożliwia wypełnienie sprawozdania Z12 za 2010 rok. Formularz znajduje się w pliku Z12_2010_formularz.pdf a objaśnienia w Z12_2010_objasnienia.pdf. Główne funkcje programu:
Minimalne wymagania systemowe
InstalacjaInstalacja odbywa się w dwóch krokach:
Uwaga!
Program nie zadziała bez Javy. Instalacja w systemie WindowsNa stronie programu są dostępne dwa pliki:
Pierwszy z nich zawiera tylko program Z12 i jest przeznaczony dla osób, które mają już zainstalowaną Javę w wersji 6.0 (program nie zadziała z wcześniejszymi wersjami). Drugi plik zawiera program Z12 i Javę 6.0. Do instalacji konieczne są uprawnienia administratora. Po rozpakowaniu pliku należy uruchomić program z12-<wersja>-windows.exe (lub z12-<wersja>-windows-j.exe).
W pierwszym oknie należy kliknąć przycisk "Dalej >". Drugie okno służy do wyboru katalogu, w którym zostanie zainstalowany program.
Należy zaakceptować domyślną lokalizację, klikając przycisk "Dalej >". Trzecie okno umożliwia określenie położenia skrótów do programu.
Należy zaakceptować domyślną wartość, klikając przycisk "Dalej >". Czwarte okno wyświetla zbiorczą informację na temat wyborów dokonanych w poprzednich oknach.
Należy kliknąć przycisk "Instaluj". Piąte okno prezentuje postęp instalacji.
Jeżeli jest instalowany tylko program Z12, nie pojawią się kolejne trzy okna.
Należy kliknąć przycisk "Install >". Następne okno przedstawia postęp instalacji.
Po pomyślnym zakończeniu instalacji, zostanie wyświetlone okno, w którym należy kliknąć przycisk "Close".
Instalacja Javy została zakończona. Po chwili na ekranie pojawi się szóste okno.
Należy kliknąć przycisk "Zakończ". Instalacja w systemie LinuxNa stronie programu są dostępne dwa pliki:
Pierwszy z nich zawiera tylko program Z12 i jest przeznaczony dla osób, które mają już zainstalowaną Javę w wersji 6.0 (program nie zadziała z wcześniejszymi wersjami). Drugi plik zawiera program Z12 i Javę 6.0. Aby zainstalować program, należy:
Uruchomienie programuW systemie WindowsWybrać z menu Start -> Programy -> Z12_2010 -> Z12, lub kliknąć ikonę znajdującą się na pulpicie. W systemie Linux
Tryby wprowadzania danychDane formularza Z12 można wprowadzić na trzy sposoby: 1. Losowanie lub porządkowanie przy pomocy programuJeżeli jednostka wykaże w polu A3 ponad 40 zatrudnionych spełniających warunki badania, program wykona losowanie. W przeciwnym wypadku wykonywane jest porządkowanie, które polega na ustawieniu wszystkich pracowników we właściwej kolejności. W tym trybie należy:
2. Losowanie ręczneTen tryb jest przeznaczony dla jednostek, które mają ponad 40 zatrudnionych spełniających warunki badania i przygotowały listę pracowników według algorytmu opisanego w objaśnieniach. W tym trybie należy:
3. Rejestracja w filiach i łączenie w jednostce sprawozdawczejRejestrację w tym trybie można przeprowadzić, jeżeli dana jednostka posiada filie/oddziały, które nie posiadają własnych 14-znakowych numerów REGON, w związku z czym nie mogą samodzielnie sporządzić sprawozdania. Filie przygotowują dane swoich pracowników i wysyłają do jednostki sprawozdawczej. Jednostka łączy dane ze wszystkich filii i wykonuje losowanie. We wszystkich filiach należy:
W jednostce sprawozdawczej należy:
Główne okno aplikacjiGłówne okno aplikacji składa się z trzech zakładek.
Zakładka "Dane dotyczące jednostki sprawozdawczej" zawiera dane jednostki sprawozdawczej. Zakładka "Pracownicy" może zawierać tabelę z wykazem pracowników lub dane konkretnego pracownika. Zakładka "Błędy" zawiera tabelę z wykazem błędów w danych wszystkich pracowników.
Uwaga!
Aby wszystkie elementy były widoczne, rozdzielczość ekranu musi być ustawiona na co najmniej 1024x768. Wypełnianie sprawozdaniaProgram umożliwia ręczną rejestrację danych formularza Z12. Dodawanie jednostekPierwszym krokiem jest dodanie jednostki, dla której będzie wypełniane sprawozdanie. Aby to zrobić, należy kliknąć przycisk "Dodaj jednostkę" znajdujący się na zakładce "Jednostka". Następnie należy odpowiadać na kolejne pytania i klikać przycisk "Dalej" a na końcu "Zakończ".
Uwaga!
Na tym etapie należy zdecydować, w jakim trybie będzie wypełniane sprawozdanie. Nie ma możliwości zmiany trybu w późniejszych etapach pracy z aplikacją. Dodawanie filii/oddziałówDane jednostki można podzielić na dowolną liczbę filii. Następnie do konkretnych filii można dodawać pracowników. Okno służące do zarządzania filiami można uruchomić klikając przycisk "Filie" znajdujący się na zakładce "Dane dotyczące jednostki sprawozdawczej".
Okno umożliwia dodawanie, usuwanie i edycję filii. Aby zapisać zmiany, należy kliknąć przycisk "OK". Dodawanie pracownikówAby dodać nowego pracownika, należy kliknąć przycisk "Dodaj pracownika" a następnie wprowadzić dane i kliknąć przycisk "Zapisz".
Uwaga!
Podawanie imion i nazwisk nie jest wymagane, ale ułatwia identyfikację poszczególnych pracowników w programie. Imiona i nazwiska nie są wysyłane do GUS. Aby wyświetlić aktualną listę pracowników, należy kliknąć przycisk "Powrót do listy pracowników"
W górnej części okna znajduje się filtr umożliwiający wyszukiwanie pracowników według zadanych kryteriów. W lewym dolnym rogu znajdują się przyciski umożliwiające dodawanie, usuwanie i edycję danych pracowników.
Uwaga!
Zawartość tabeli jest stronicowana. Każda strona może zawierać co najwyżej 100 pracowników. Do przechodzenia na inne strony służą kontrolki nawigacyjne znajdujące się w prawym dolnym rogu okna. Obsługa błędówPodczas pracy z aplikacją, w danych jednostki jak i pracowników mogą się pojawić błędy. Istnieją dwa rodzaje błędów:
Wystąpienie błędu bezwzględnego oznacza, że dane są niepoprawne. Wystąpienie błędu uznaniowego oznacza, że została wykryta sytuacja nietypowa, której nie można jednoznacznie zakwalifikować jako błąd. Po sprawdzeniu, że dane są poprawne, błąd uznaniowy można zaakceptować. Błędy są wyświetlane w tabeli znajdującej się w dolnej części okna. Wybranie wiersza tabeli spowoduje wyświetlenie przycisków "Błąd" przy wszystkich polach, które mogą mieć wpływ na dany błąd. Kliknięcie takiego przycisku spowoduje wyświetlenie komunikatu. Błędy uznaniowe pojedynczeBłędy tego typu należy akceptować pojedynczo. Służą do tego kontrolki znajdujące się w oknie z komunikatem błędu.
Aby zaakceptować błąd, należy zaznaczyć opcję "Sytuacja jest poprawna" i kliknąć przycisk "Akceptuj". Część błędów wymaga podania wyjaśnienia.
Aby zaakceptować taki błąd, należy wpisać treść wyjaśnienia i kliknąć przycisk "Sytuacja jest poprawna". Błędy uznaniowe grupoweDla błędów tego typu możliwa jest akceptacja grupowa (automatyczna), czyli taka która obejmuje większą liczbę pracowników. Można ją wykonać na zakładce "Błędy", która umożliwia przeglądanie i edycję błędów wszystkich pracowników znajdujących się na sprawozdaniu (w tym miejscu są wyświetlane wszystkie błędy, nie tylko uznaniowe grupowe).
W górnej części okna znajduje się filtr umożliwiający wyszukiwanie błędów według zadanych kryteriów. W lewym dolnym rogu znajdują się przyciski umożliwiające edycję danych pracownika, którego błąd dotyczy oraz wyświetlanie błędów.
Uwaga!
Zawartość tabeli jest stronicowana. Każda strona może zawierać co najwyżej 100 błędów. Do przechodzenia na inne strony służą kontrolki nawigacyjne znajdujące się w prawym dolnym rogu okna. Kliknięcie przycisku "Wyświetl błąd" spowoduje wyświetlenie okna edycji błędu.
Okno umożliwia akceptację błędów uznaniowych pojedynczych i grupowych, zdejmowanie akceptacji oraz edycję treści wyjaśnień. Jeżeli dany błąd został przewidziany do akceptacji grupowej, uaktywnią się kontrolki znajdujące się w sekcji "Akceptacja grupowa". Aby zaakceptować taki błąd, należy zaznaczyć pole "Sytuacja jest poprawna" i kliknąć przycisk OK. Niektóre błędy można akceptować dla wszystkich pracowników a inne wyłącznie dla grupy pracowników o tym samym symbolu zawodu. W tym drugim przypadku uaktywni się pole z symbolem zawodu. Niezależnie od tego część błędów wymaga podania wyjaśnienia, które należy wpisać w polu tekstowym. ImportProgram umożliwia dwa rodzaje importów: Import danych z pliku CSVOprócz rejestracji ręcznej, program umożliwia import danych z pliku w formacie CSV. Plik musi być przygotowany według zasad opisanych w dokumencie "Specyfikacja pliku importu danych sprawozdania Z-12 za 2010 rok". Dokument jest dostępny tutaj. Przykładowe pliki CSV:
Aby wykonać import z pliku CSV, należy:
Import może być wykonywany wielokrotnie. Jeżeli dane już istnieją w programie, zostaną zaktualizowane. Dane pracowników są identyfikowane na podstawie numeru filii i identyfikatora pracownika. Połączenie tych dwóch identyfikatorów musi być unikalne w danej jednostce sprawozdawczej. Niektóre rekordy mogą zostać pominięte podczas importu. Dzieje się tak po wykonaniu losowania przy pomocy programu. Na tym etapie można tylko aktualizować dane pracowników, którzy pozostali po losowaniu. Nie można aktualizować danych pracowników, którzy "odpadli" w losowaniu. Nie można również dopisywać nowych pracowników. Importowane są wartości tylko tych pól, które zostały zaznaczone do importu. Pozostałe pozostają w programie bez zmian. To, które pola można importować, zależy od trybu wprowadzania danych i etapu, na którym odbywa się import.
Plik w formacie CSV może być edytowany w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel lub OpenOffice Calc). Jeżeli domyślnym programem otwierającym pliki CSV jest Excel, kliknięcie pliku np. w Eksploratorze Windows, spowoduje jego otwarcie, ale niektóre wersje Excela błędnie interpretują pliki ze średnikami w roli separatorów. Aby poprawnie otworzyć plik w Excelu należy:
Podczas otwierania pliku CSV w OpenOffice Calc, należy ustawić opcje separatora na "Rozdzielony" oraz zaznaczyć "Średnik" i odznaczyć "Przecinek". Import danych z filii/oddziałuAby zaimportować dane przygotowane w filii/oddziale, należy:
Uwaga!
Dane z filii można importować wyłącznie przed wykonaniem losowania. Losowanie lub porządkowanieJeżeli jednostka wykaże w polu A3 ponad 40 zatrudnionych spełniających warunki badania, program wykona losowanie. W przeciwnym wypadku wykonywane jest porządkowanie, które polega na ustawieniu wszystkich pracowników we właściwej kolejności. Losowanie lub porządkowanie wykonuje się, jeżeli została wybrana opcja wprowadzania danych wszystkich pracowników. Przed losowaniem lub porządkowaniem należy poprawić lub zaakceptować wszystkie błędy. Na tym etapie sprawdzane są błędy występujące w następujących polach:
Powyższe pola muszą być wprowadzone przed losowaniem lub porządkowaniem. Wypełnianie pozostałych pól nie jest wymagane na tym etapie. Aby wykonać losowanie lub porządkowanie, należy wybrać z menu Dane -> Wykonaj losowanie lub Dane -> Wykonaj porządkowanie (dostępna jest tylko jedna opcja). Jeżeli wykonano losowanie, od tej pory w programie będą wyświetlane dane pracowników wylosowanych. Dane pozostałych pracowników będą ukryte. Cofnięcie losowania lub uporządkowaniaMożna odwołać operację losowania lub porządkowania. Aby to zrobić, należy wybrać z menu Dane - > Cofnij losowanie lub Dane - > Cofnij uporządkowanie (dostępna jest tylko jedna opcja). Można wielokrotnie wykonywać i cofać losowanie lub uporządkowanie. Jeżeli nie zostanie zmieniona liczba pracowników, oraz żadne z pól B3, B4, B5 i B8, to za każdym razem zostanie wylosowana ta sama grupa pracowników. Zmiana któregokolwiek z tych parametrów może skutkować wylosowaniem innej grupy pracowników. EksportProgram umożliwia trzy rodzaje eksportów: Eksport danych dla GUSPo wykonaniu losowania i usunięciu wszystkich błędów, dane należy dostarczyć do GUS. Jedną z metod jest eksport danych do pliku. Jeżeli jednostka posiada konto w Portalu Sprawozdawczym, zamiast eksportować dane do pliku, może je wysłać bezpośrednio z programu. Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć tutaj Aby wykonać eksport, należy:
Po wykonaniu tych czynności program utworzy plik o nazwie "<regon>_gus.z12", gdzie "<regon>" to 14-znakowy numer REGON jednostki sprawozdawczej. Nazwa nie powinna być zmieniana, ponieważ umożliwia rozróżnienie plików pochodzących od różnych sprawozdawców. Plik można dostarczyć do GUS na dwa sposoby:
Eksport danych z filii dla jednostki nadrzędnejPo wprowadzeniu danych w filii należy je wyeksportować dla jednostki nadrzędnej (sprawozdawczej). Aby wykonać eksport, należy:
Po wykonaniu tych czynności program utworzy plik o nazwie "<regon>_filia_<numer>.z12", gdzie "<regon>" to 14-znakowy numer REGON jednostki sprawozdawczej a <numer> to numer filii. Plik należy dostarczyć do jednostki nadrzędnej. Eksport danych do pliku CSVMożna wykonać eksport danych pracowników do pliku CSV. Ten plik jest przeznaczony do użytku wewnętrznego w jednostce sprawozdawczej lub filii/oddziale. Aby wykonać eksport, należy:
Wysyłanie danychProgram umożliwia wysłanie danych bezpośrednio do GUS. Aby to zrobić, należy wybrać z menu Plik -> Wyślij do GUS...
Należy wpisać ID i hasło do Portalu Sprawozdawczego a następnie kliknąć przycisk OK. W wielu przedsiębiorstwach dostęp do Internetu jest możliwy wyłącznie za pośrednictwem serwera proxy. Aby skonfigurować program Z12 do współpracy z serwerem proxy, należy wybrać z menu Narzędzia -> Serwer proxy...
Adres i numer portu serwera proxy można zazwyczaj znaleźć w konfiguracji przeglądarki internetowej:
Jeżeli w konfiguracji przeglądarki nie ma wymaganych wartości, należy się skontaktować z administratorem swojej sieci. DrukowanieAby wykonać wydruk sprawozdania i błędów uznaniowych, należy wybrać z menu Plik - > Drukuj... Po chwili na ekranie pojawi się okno wyboru drukarki. Należy wybrać właściwą drukarkę i kliknąć przycisk "Print". Praca grupowaProgram umożliwia jednoczesną pracę większej liczby użytkowników. Jeden z komputerów należy wyznaczyć do roli serwera, czyli komputera, który przechowuje dane i udostępnia je pozostałym komputerom. Aby to zrobić, należy:
W ten sposób został uruchomiony serwer. Na pozostałych komputerach należy:
Od tej pory grupa użytkowników może pracować nad jednym sprawozdaniem. Kopie zapasoweAby zabezpieczyć dane przed utratą, należy regularnie tworzyć kopie zapasowe. Aby wykonać kopię, należy wybrać z menu Dane -> Utwórz kopię zapasową... Następnie należy wskazać katalog, w którym ma zostać zapisany plik kopii. Kopia ma postać pliku ZIP, który zawiera pliki o nazwach <regon>.z12, gdzie <regon> to numer REGON jednostki sprawozdawczej. Dane każdej jednostki są przechowywane w osobnym pliku. Aby przywrócić dane z kopii, należy skopiować wybrane pliki <regon>.z12 do katalogu db w katalogu głównym aplikacji (w systemie Windows będzie to c:\Program Files\Z12_2010\db) Niezależnie od kopii tworzonych ręcznie, program co 15 minut tworzy kopie aktualnie wypełnianego sprawozdania i zapisuje je w katalogu backup (w systemie Windows c:\Program Files\Z12_2010\backup). Pliki mają nazwy w postaci <regon>_<data i czas>.z12, gdzie <regon> to numer REGON jednostki sprawozdawczej a <data i czas> to data i czas zapisane w postaci ciągu liczb oznaczających kolejno rok, miesiąc, dzień, godzinę, minutę. Aby przywrócić dane z tego pliku, należy go skopiować do katalogu db i zmienić nazwę do postaci <regon>.z12
Uwaga!
Dane z kopii zapasowych należy przywracać, gdy program Z12 jest wyłączony! |